“Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020) arhivska građa definisana je kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, odnosno kao odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani (član 2. stav 1. tačka 3). Navedena odredba nedvosmisleno ukazuje na to da arhivska građa može nastati radom i delovanjem preduzetnika, a Listom kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja utvrđuje se koje kategorije/vrste dokumenata se čuvaju trajno (arhivska građa) a koje određeni vremenski rok.
Pravilnik o obrascu Arhivske knjige je urađen i očekuje se njegovo skoro donošenje.
Saglasnost nadležnog javnog arhiva na Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja stvaraoca arhivske građe nije uslov za vođenje Arhivske knjige, odnosno dostavljanje njenog prepisa nadležnom arhivu. Arhivska knjiga je inventarni popis odnosno evidencija realnog stanja dokumentarnog materijala koji se nalazi po ma kom osnovu kod stvaraoca i imaoca. U Arhivsku knjigu se na godišnjem nivou upisuje sav dokumentarni materijal, a potom se obeležava pripadajućim arhivskim brojevima. Usvajanje Liste kategorija omogućava stvaraocu da valorizuje kategorije kompletne dokumentacije u svim organizacionim jedinicama, konkretno Lista kategorija je pravni osnov za izlučivanje, čuvanje i primopredaju, a ne inventarisanje kroz Arhivsku knjigu. Arhivska knjiga je informativno dragocena prilikom utvrđivanja kategorija i izradu predloga Liste kategorija.
S obzirom na to da javni arhivi obavljaju stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala, koji se nalazi kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala i nalažu preduzimanje mera za otklanjanje utvrđenih nedostataka u pogledu zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala (član 23. Zakona), kao i da pružaju stručnu pomoć stvaraocu i imaocu dokumentarnog materijala i arhivske građe u izradi opštih akata o upravljanju arhivskom građom i dokumentarnim materijalom (član 22. stav 1. tačka 4. zakona) i dr. stvaraoci i imaoci arhivske građe se mogu obratiti nadležnom javnom arhivu za stručnu pomoć u vezi sa praktičnom primenom odredaba Zakona.”
(Mišljenje Ministarstva kulture i informisanja, br. 011-00-32/2021-07 od 1.04.2021. godine)