Narodna skupština Republike Srbije je 24. januara 2020. usvojila Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, br. 6/2020) te godinu dana nakon toga počela je i njegova zvanična primena. Ovim zakonom uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, utvrđuju uslovi i način korišćenja arhivske građe, utvrđuje se pravna regulativa koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku kao i nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.
Njime se jasno definišu obaveze svih stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala ali i otvara prostor za poboljšanje uslova za rad arhiva u Republici Srbiji i njihov ravnomeran razvoj, uzimajući u obzir da dosadašnji zakonski okvir nije uređivao brojna pitanja koja su bila od značaja za rad arhiva.
Ukoliko do sada niste registrovani kao stvaralac i imalac arhivske građe u Istorijskom arhivu Beograda molimo Vas da nam uz normativna akta i kopiju arhivske knjige pošaljete i kopiju akta o osnivanju ili izvoda iz APR-a kao i kontakt podatke odgovornog stručnog lica koje je zaduženo za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.
Član 14. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisuje izradu sledećih normativnih akata:
1) Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2) Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
3) Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Prepis arhivske knjige se dostavlja najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, a ukoliko do sada niste dostavljali arhivsku knjigu onda prvi put dostavljate kopiju cele arhivske knjige. Shodno informaciji od Istorijskog arhiva rok za predaju arhivske knjige za 2021.g. se pomera do kraja 2021.g.
Normativna akta dostavljate u dva primerka (jedan primerak Vam vraćamo), a prepis arhivske knjige u jednom primerku.
Ukoliko ste u statusu:
1. Preduzetnika – Zakon o privatnim preduzetnicima ( “Sl. glasnik SRS”, br. 54/89 i 9/90 i “Sl. glasnik RS”,br. 46/91, 53/95 i 35/2002.)
2. Udruženja čiji su osnivači isključivo fizička lica – Zakon o udruženjima (“Sl. glasnik RS”, br. 51/2009, 99/2011 – dr. zakoni i 44/2018 – dr. zakon)
3. Predstavništva stranog privrednog društva ili ogranka – Zakon o privrednim društvima (“Sl. glasnik RS”, br. 36/2011, 99/2011, 83/2014 – dr. zakon, 5/2015, 44/2018, 95/2018 i 91/2019) za sada niste u obavezi da dostavite Arhivu normativna akta kao ni arhivsku knjigu.
Ukoliko dođe do eventualnih izmena, iste ćemo blagovremeno objaviti na našem sajtu.
PROČITAJTE OSNOVNE SMERNICE I UPUTSTVA ZA USPEŠNU PRIMENU ZAKONA O ARHIVSKOJ GRAĐI I SARADNJU SA ISTORIJSKIM ARHIVOM BEOGRADA:
Preporuka za izradu Liste kategorija
Preporuka za vođenje Arhivske knjige
Uputstvo za vođenje Arhivske knjige
Arhivska knjiga se vodi prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020) na propisanom obrazcu na osnovu člana 9 tačka 6. (Obrazac broj 21)
Sav dokumentarni materijal nastao u radu stvaraoca/imaoca upisuje se u Arhivsku knjigu, koja služi kao opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog materijala.
Princip upisa dokumentacije u obrazac arhivske knjige je hronološki, što znači da se jedinice čuvanja (registratori, fascikle i kutije u kojima je smeštena arhivska građa i dokumentarni materijal) upisuju prema/po godinama nastanka. Ona obuhvata popis dokumentacije od godine nastanka stvaraoca i imaoca zaključno sa poslednjom završenom kalendarskom godinom i obuhvata celokupnu dokumentaciju.
Arhivska knjiga se može voditi u formi knjige ili u elektronskom obliku (excel tabela, word tabela itd.) uz redovnu izradu zaštitne kopije. Arhivska knjiga ili prepis arhivske knjige (kopija) može se dostaviti nadležnom arhivu kao pojedinačan predmet uz prateći dopis zaveden i potpisan od strane odgovornog lica. Prepis se u pisanom obliku dostavlja u JEDNOM primerku (čl. 9 tačka 7), najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, a kopiju treba zavesti i potpisati od strane zaduženog lica/arhivara.
NAPOMENA: Rok za predaju arhivske knjige za pravna lica pod nadzorom Istorijskog arhiva Beograda zbog postojeće epidemiološke situacije je pomeren na dalje i neće se 30. april uzimati kao krajnji datum ali zakonsku obavezu morate ispuniti do kraja 2021. godine.
Preuzmite predlog dopisa Arhivu kojim se dostavlja prepis arhivske knjige u tekst verziji (pdf verzija)
Preuzmite obrazac arhivske knjige (пдф верзија)
Preuzmite obrazac arhivske knjige (excell верзија)
Preporuka za sprovođenje procedure uništavanja bezvrednog dokumentarnog materijala